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Da alcuni anni IDEM propone un servizio di archiviazione documenti in grado di mettere letteralmente a disposizione l'intero ufficio tramite una semplice connessione Internet.
FUNZIONI E LOGICA DEL SOFTWARE
Compito di AdiJed è quello gestire l’informatizzazione dei flussi documentali, gestire cioè il complesso dei documenti che un’azienda riceve o produce nell’esercizio delle sue funzioni. In sintesi l’applicativo provvede a:
- gestire la produzione e l’acquisizione di documenti in formato digitale;
- gestire la loro catalogazione e archiviazione;
- gestire la conservazione e la trasmissione nel rispetto dell’integrità e della provenienza dei documenti stessi;
- garantire un reperimento rapido dei documenti da parte delle aree abilitate al loro trattamento;
In AdiJed esistono tutte le funzioni necessarie a rendere l’applicativo conforme alla vigente normativa di archiviazione e conservazione elettronica dei documenti ed anche tutte quelle funzioni di corredo che consentono al software di essere flessibile e performante.
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OBIETTIVO DI ADIJED
Organizzare e gestire la Gestione Elettronica Documentale, la conservazione elettronica dei documenti fiscalmente validi e la fatturazione elettronica conformemente alle normative di legge.
TARGET
Tutte le aziende private piccole, medie e grandi raggiungibili allo stesso modo grazie alla modularità del progetto. Le aziende pubbliche o che funzionano come tali, grazie alla conformità del software con le norme sull’archiviazione documentale ed il protocollo informatico.
INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA E FUNZIONI DI BASE
È garantito il funzionamento e l’installazione sui seguenti database:
- DB2 OS400
- SQL SERVER
- ORACLE
- MYSQL
FORMATI GESTITI E FAMIGLIE
Il software gestisce documenti di qualsiasi formato digitale; può aprire e visualizzare direttamente i formati più diffusi, e per i formati proprietari utilizza l’applicazione associata da windows. I documenti sono gestiti e suddivisi in base alla FAMIGLIA, dove per famiglia s’intende un raggruppamento logico dei documenti. Ad esempio: Famiglia Fatture, Famiglia Concessioni Edilizie, Famiglia Cartelle Sanitarie, ecc. La famiglia è fondamentale poiché ad essa si legano tutte le gestioni degli accessi e delle autorizzazioni. A ciascuna famiglia vengono associati un elenco di campi da compilare (obbligatori oppure no), e questi campi diventano poi in automatico chiavi di ricerca. Ogni documento ha un proprio stato: “DEFINITIVO” o “NON DEFINITIVO”. Durante la fase di immissione l’utente ha la facoltà di decidere con quale stato far entrare un documento in AdiJed.
- Se “DEFINITIVO” il documento è visibile secondo i criteri standard, e non modificabile.
- Se “NON DEFINITIVO” il documento è visibile solo a che lo ha inserito e sarà modificabile solo da chi lo ha inserito.
GESTIONE DELL’ORGANIGRAMMA
E’ possibile creare in forma grafica un'interfaccia che permette di definire l’organigramma aziendale, finalizzato a inserire tutte le cariche aziendali che utilizzeranno AdiJed. Le autorizzazioni sono gestite in modo assolutamente granulare al fine di soddisfare anche le richieste più complicate.
DOCUMENTI COLLEGATI
Durante l’immissione di un documento si può specificare che questo è collegato ad altri. Questo legame è particolare perché non è ottenuto attraverso i valori che l’utente inserisce nel database, ma attraverso una logica scelta dall’utente che AdiJed dovrà gestire in modo automatico.
INTERFACCIA UTENTE
Potrà essere diversa per ogni utente sulla base alla azioni abilitate, cioè le azioni abilitate (a menù o a bottone) daranno vita all’interfaccia utente in automatico.
MULTIAZIENDA E GESTIONE DELLE AZIONI
AdiJed è in grado di gestire più aziende con una sola installazione, creando un’anagrafica “aziende” semplice in cui verranno fissati i legami tra aziende e database.
DISTRIBUZIONE CONTROLLATA DEI DOCUMENTI
AdiJed ha la possibilità di creare delle “azioni da eseguire” sui documenti o con i documenti e per ciascuna di queste azioni si potranno specificare una descrizione e uno o più di un utente responsabile di compierle. Il fatto di metterne più di uno servirà sia per gestire l’assenza del primo, che per attivare, volendo, l’opzione “Carico distribuito”.
INTEGRAZIONE COMUNICAZIONI
Con questo modulo sarà possibile spedire e ricevere mail direttamente in AdiJed attraverso un client di posta integrato nel prodotto. Questo sarà compatibile con lo standard POP3 e IMAP e quindi si integrerà con la posta gestita da un provider o da un server interno all’azienda.
INTEGRAZIONE CON LA CONTABILITÀ
AdiJed gestisce l’integrazione con TUTTI i sistemi gestionali in modo da rendere operativa la gestione direttamente dal sistema informativo in uso presso l’azienda. Tutte le anagrafiche vengono "lette" in automatico dal sistema gestionale e mantenute allineate in tempo reale.
Per saperne di più...info@idemnet.it
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